KPI là từ mà chúng ta dễ dàng bắt gặp trong các công việc liên quan đến kinh doanh, marketing, dân sự, dự án… Hiện nay, KPI được áp dụng rất nhiều trong các công ty, doanh nghiệp và đây cũng được xem là nỗi ám ảnh đối với nhiều người đi làm. Mặc dù đã trở thành từ ngữ phổ biến nhưng có lẽ đến này vẫn còn nhiều người vẫn chưa nắm được KPI là gì?
Bây giờ hãy cùng tìm hiểu những vấn đề xung quanh KPI nhé!
Xem thêm:
KPI là gì?
Nghe qua lần đầu hay đã từng nghe qua nhưng bạn đã biết KPI là gì và KPI viết tắt của từ gì chưa? Theo đó, KPI được viết tắt từ Key Performance Indicator dùng để chỉ chỉ số đo đường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một cá nhân, một bộ phận hay cả công ty. Mỗi một bộ phận trong công ty sẽ có những chỉ số KPI khác nhau.
KPI được đặt ra để mọi người cùng nhau thực hiện và hoàn thành mục tiêu. Đồng thời, dựa trên KPI có thể biết được cá nhân, nhóm hay tổ chức đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với mục tiêu chiến lược được đề ra ban đầu.
Một số ví dụ về KPI như:
- Doanh số bán hàng tăng trưởng
- Doanh thu định kỳ theo tháng hay năm
- Tỷ suất lợi nhuận
Phân loại KPI là gì?
KPI là tổ hợp những giá trị mà nó đánh giá, có hai cách để phân loại KPI đó là định lượng và định tính. Theo đó:
- Giá trị định lượng không bị ảnh hưởng bởi cảm nhận, phần đánh giá được biểu hiện qua con số khách quan và so sánh với tiêu chí được đề ra trước đó.
- Giá trị định tính dựa trên hoặc bị ảnh hưởng bởi cảm nhận, sở thích hoặc ý kiến cá nhân thông qua dạng số hoặc văn bản để diễn giải những chỉ số này.
Quá trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI nghĩa là gì
Trong mỗi công ty, doanh nghiệp hay một dự án nào đó sẽ có một cách làm KPI riêng biệt, phụ thuộc vào mục đích của nơi đó. Tuy nhiên, dù sao đi nữa thì KPI cũng được xây dựng theo một quy chuẩn chung. Sau đây là những yếu tố xây dựng hệ thống chỉ số KPI:
Xác định chủ thể xây dựng KPI là gì?
Chủ thể xây dựng KPI có thể là người đứng đầu, trưởng bộ phận, trưởng phòng, trưởng ban… Những người này phải đảm bảo có năng lực chuyên môn cứng, hiểu rõ về mục tiêu chiến lược của công ty, tổ chức. Bên cạnh đó, một điều không thể đối với chủ thể xây dựng KPI là phải hiểu rõ KPI là gì trong kinh doanh và chúng có vai trò như thế nào.
Mặc dù là người đứng ra lập nên KPI nhưng người đứng đầu cần phải nhờ đến sự đóng góp của các bộ phận, cá nhân có liên quan để đảm bảo được tính thống nhất và làm việc một cách hiệu quả nhất.
Xác định chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban hay cá nhân để thiết lập nên một KPI cụ thể và chắc chắn.
Xác định rõ nhiệm vụ của từng chức danh
Khi lập KPI cần xác định rõ ràng công việc của mỗi cá nhân và cần phải nêu rõ nhiệm vụ của từng chức danh để quá trình làm việc được hiệu quả hơn.
Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu của KPIs
- Hiệu suất của một bộ phận: Được xây dựng dựa trên chức năng và nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.
- Hiệu suất của một cá nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân đúng theo yêu cầu về tiêu chí SMART.
- Thiết lập kỳ đánh giá cho từng chỉ tiêu cụ thể
Xác định khung điểm cho kết quả
Mỗi một chỉ số sẽ có một khung điểm khác nhau phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc đã được đề ra trong KPI.
Đo lường - Tổng kết - Điều chỉnh
Dựa trên khung điểm kể trên, trưởng ban, bộ phận hay trưởng phòng sẽ xem xét, tổng kết lại điểm và đưa ra kết luận cùng với những việc nêu lên những điều chỉnh phù hợp hơn.
Xây dựng KPI theo công cụ SMART
Đây không phải là công cụ bắt buộc để xây dựng KPI, tuy nhiên SMART quyết định đến thành bại của hệ thống đánh giá theo KPI. Khi quyết định lập KPI cần phải xem xét và đánh giá xem KPI đã có đủ những tính chất trong yếu tố SMART hay chưa. Các yếu tố đó gồm có:
- S – Specific (Cụ thể): KPI cần được xác định rõ ràng, cụ thể và ghi rõ mục tiêu hướng đến các yếu tố cần cải thiện. Một KPI có giá trị là phải được xây dựng rõ ràng, đặt ra mục tiêu cụ thể, có cải thiện và đóng góp hiệu quả cho công việc.
- M – Measurable (Có thể đo lường được): KPI cần phải đo lường được và đánh giá được bằng các báo cáo và con số cụ thể. Đây mới được xem là một KPI có giá trị.
- A – Achievable (Có thể đạt được): Nên giao KPI cho các bộ phận, cá nhân có thể triển khai và chịu trách nhiệm được, còn nếu không thì không nên lập ra KPI.
- R – Realistics (Thực tế): Ngoài việc thiết lập một cách cụ thể thì KPI còn phải mang yếu tố thực tế. Các công ty, doanh nghiệp không nên xây dựng KPI dựa trên cảm tính, giả thuyết hay niềm tin.
- T – Time-bound (Thời hạn chi tiết): Khi lập KPI cần nêu ra mốc thời gian cụ thể cho quá trình hoàn thành công việc dễ hơn cũng như có thể đánh giá mức độ thành công của công việc đó. Không nên giao KPI cho người không thể đưa ra deadline chạy KPI cụ thể.
Thưởng KPI là gì?
Thường KPI được hiểu là các nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh. Dựa trên việc hoàn thành các chỉ tiêu đã đề ra trong KPI mà công ty hay doanh nghiệp sẽ có chế độ thưởng KPI hay phạt KPI cụ thể.
Lời kết
Xung quanh chúng ta luôn có nhiều từ ngữ mới có thể nằm ngoài phạm vi của mình, thế nên đừng quá lo lắng khi mình không biết một từ ngữ nào. Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn thêm hiểu về KPI là gì? và những vấn đề liên quan đến KPI.
Cùng cập nhật thêm những bài viết xu hướng tìm kiếm cùng Hoàng Phúc nhé!
